Vi tar nå flere grep for å gjøre saksbehandlingen mer effektiv, sier Karl Erik Sjøholt, som er avdelingsdirektør i oppholdsavdelingen i UDI.
Foto: Are Vogt Moum

UDI: – Vi har vært for trege

UDI tar selvkritikk for de økte saksbehandlingstidene de siste par årene i saker som gjelder familieinnvandring. Direktoratet gjør nå flere grep for å få til raskere behandlingstid, forteller Karl Erik Sjøholt, avdelingsdirektør i oppholdsavdelingen i UDI. 

Utrop nr. 4/2015 (22.01.2015)

Fra 2012 til 2014 økte antallet ubehandlete saker betydelig i UDI (se grafikk). Direktoratet satt per 31.12 2014 på om lag 12 350 ubehandlete familieinnvandringssaker.

– Det er viktig å understreke at vi var inne en god trend før dette. Over 80 prosent av familiegjenforeningssakene ble behandlet på seks måneder eller mindre i 2012. Grunnen til at jeg nevner dette, er at før det igjen var saksbehandlingstidene betydelig høyere. Det viser at vi har evnen til å hente oss inn etter vanskelige perioder, sier Karl Erik Sjøholt, som er avdelingsdirektør i oppholdsavdelingen i UDI.

Hvorfor har sakene hopet seg opp de siste årene?

– Det har flere årsaker. For det første gjorde vi en større omlegging av svartjenesten vår fram til høsten 2014. Det innebar at saksbehandlere fikk i oppgave å svare på henvendelser fra publikum, noe opplysningstjenesten vår (OTS) tidligere hadde tatt seg av. Samtidig omskolerte vi alle dem som før kun hadde svart på henvendelser til å bli saksbehandlere i tillegg. Dette medførte forsinkelser i en overgangsfase. Den andre faktoren som har påvirket oss, er at vi har prioritert utvisningssaker høyere det siste året. Det har dessverre medført lavere kapasitet til å ta seg av de øvrige sakstypene, forklarer Sjøholt.

–  Uheldig situasjon
Sju av ti henvendelser som UDI mottar fra publikum, handler om når man forventer at saken er ferdig behandlet.

– Vi ser at vi har kommet i en uheldig situasjon når det gjelder tilliten fra publikum. Vi har nok ikke klart å kommunisere tydelig nok at vi i UDI ønsker en så kort saksbehandling som mulig. Jeg tror det kan være noe av forklaringen på at såpass mange ringer med det enkle spørsmålet «Når er min sak ferdig?». De stoler i for liten grad på oss. Samtaler som strengt tatt ikke tilfører saken noe nytt, utgjør en altfor stor andel av dem som henvender seg hit. Dette er et dilemma fordi vi selvsagt ønsker å svare godt på alle henvendelser, og ikke så sjelden har de som ringer viktig, ny informasjon.

Hver dag sitter 30 til 40 personer i UDIs lokaler og svarer på telefoner fra publikum. Sjøholt er nøye med å understreke at mange av samtalene som UDI mottar, har verdi for saksbehandlingen og at UDI som organisasjon ønsker å lære av de opplysningene de får fra søkerne.

Foto: UDI
– Det er veldig lett å forstå frustrasjonen til dem som har ventet lenge. Og det gjelder dessverre ganske mange personer i denne fasen da vi fremdeles sliter med et etterslep. Derfor gjør vi nå viktige justeringer for å få ned saksbehandlingstiden.

To bunker
Det viktigste grepet som nå gjøres, er ifølge Sjøholt at det blir slutt på at saker med uklar eller manglende dokumentasjon havner i samme «bunke» som saker der all dokumentasjon er på plass og det ikke hersker tvil om søkerens identitet eller hensikter. Hittil har alle nye saker som kommer inn, blitt behandlet likt.

– Det er ikke alltid søker legger ved alle nødvendige papir. Når saksbehandler må innhente ekstra informasjon, f eks ved å kontakte søker i hjemlandet, skaper det forsinkelser. Det grepet vi gjør nå, er å foreta en første sjekk av dokumentasjonen med én gang en ny søknad kommer inn, for dermed å kunne skille ut «vanskelige» saker tidlig i prosessen.

– Hvorfor leveres det inn såpass mange saker der fullstendig dokumentasjon ikke foreligger?

– I enkelte tilfeller handler det om at dokumentasjon, som f eks vigselsattest, er mistet eller umulig å få tak i på grunn av at søkeren befinner seg i et konfliktområde, f eks Somalia. I andre tilfeller leverer søkere inn ufullstendige søknader fordi de ikke har lest våre sjekklister godt nok, eller har misforstått noe. UDI har ikke hjemmel til å avvise en søker som leverer inn søknad med manglende dokumentasjon. Det har å gjøre med søkers rettigheter.

Tar tid å hente inn informasjon
Sjøholt forteller at det også er en del saker der saksbehandler tviler på ektheten av et dokument eller det er forhold som gjør at saksbehandler mistenker proforma-ekteskap eller andre forsøk på å komme seg inn i landet på ulovlig vis. Alle disse sakene, der det enten er levert ufullstendig dokumentasjon, eller det mistenkes at noe er galt, krever innhenting av ekstraopplysninger, enten fra søker selv, fra politiet, eller fra myndigheter i utlandet.

– Når vi får skilt ut disse sakene tidlig, bidrar vi til at både de «greie» og de mer kompliserte sakene blir raskere behandlet. Dessuten er omleggingen fra ifjor nå godt innarbeidet i organisasjonen. Derfor har vi god tro på at vi skal få ned saksbehandlingstiden fremover.

Sjøholt innrømmer at dette er en mager trøst for alle dem som allerede har ventet lenge og kanskje har familie som sitter og venter i usikkerhet et sted i utlandet.

– Det jeg kan si, er at våre saksbehandlere er meget dedikerte mennesker, og det går ikke sjelden hardt inn på dem når saker trekker ut. Det er ingen ting de og jeg ønsker mer enn at publikum skal få en så god og effektiv behandling som mulig. Det er nettopp derfor vi gjør de justeringene av våre rutiner som jeg her har beskrevet, sier han.